Liiketoimintasuunnittelulla tavoitteet todeksi

Liian usein yrityksissä on tilanne, että yrityksen tulostoteumat eivät vastaa yrittäjän odotuksia ja yrityksen avainhenkilöiden sekä yrittäjän selitykset niiden poikkeamien syistä eroavat oleellisesti toisistaan. Kun kysyn yrityksen avainhenkilöiltä, onko heillä käytössä ajan tasalla oleva liiketoimintasuunnitelma ja miten sen toteumista seurataan, kohtaan yleensä hämmästyneitä katseita. Mikä ihmeen liiketoimintasuunnitelma ja seuranta?

Ei riitä, että yrityksen tulosseuranta on kerran vuodessa tehtävä tuloslaskelma ja tase, koska niissä katsotaan yrityksen ”peruutuspeiliin”. Ei riitä, että yrittäjän tavoitteet ja suunnitelmat ovat yrittäjän päässä. Jotta jokainen henkilö voi tehdä parhaansa yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi pitää hänen tietää, mikä osa yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa on hänen vastuullaan, miten hänen tulee toimia tavoitteidensa saavuttamiseksi sekä miten hänen kykyään saavuttaa tavoitteensa mitataan. Lisäksi hänen tulee saada säännöllisesti palautetta onnistumisestaan ja olla mukana suunnittelemassa muutostoimenpiteet negatiivisten poikkeamien korjaamiseksi. Perusta tälle toiminnalle luodaan, kun yritykseen tehdään oikealla porukalla, oikealla tavalla ja oikeanlainen liiketoimintasuunnitelma sekä jalkautetaan se osaksi yrityksen jatkuvaa päivittäistä toimintaa.

Lopettamisuhan alaisesta yrityksestä kannattavaksi – case ajoneuvokorjaamo

Eräässä ajoneuvokorjaamossa tilanne oli seuraavanlainen: Korjaamo oli tehnyt tappiota sen käynnistämisestä asti. Kaikki yrityksessä tiesivät, että yrityksellä menee huonosti. ”Puskaradio” oli kertonut sen. Yrityksen asiakkaat olivat tyytymättömiä yrityksen palveluihin, koska ajoneuvojen korjausajat olivat pitkiä ja korjauslaskut asiakkaiden mielestä liian suuria. Yrityksen palvelujen tuntihinnat olivat kuitenkin reilusti halvemmat kuin kilpailijoilla.

Ratkaisu tilanteen korjaamiseksi oli periaatteessa hyvin yksinkertainen. Se sisälsi viisi vaihetta.

1. Ensin kysyimme yrityksen asiakkailta, minkälaista palvelua he odottivat saavansa, jotta he olivat valmiit käyttämään yrityksen tarjoamia ajoneuvojen korjauspalveluja myös tulevaisuudessa.

2. Toiseksi kysyimme yrityksen omistajilta, minkälaista tulosta he odottivat yrityksen tekevän.

3. Kolmanneksi teimme yritykselle liiketoimintasuunnitelman ja jalkautimme sen tavoitteiksi ja mittareiksi yrityksen kaikille henkilöille.

4. Neljänneksi tavoitteet ja mittarit käytiin läpi jokaisen henkilön kanssa sekä määriteltiin panostustarpeet heidän koulutukseensa ja toimintatapojensa muutoksiin.

5. Viidenneksi seurasimme yrityksen tulostoteutumia ja asiakastyytyväisyyttä sekä annoimme niistä säännöllisesti palautetta henkilöstölle. Lisäksi reagoimme negatiivisiin poikkeamiin suunnittelemalla niihin korjaavat toimenpiteet yhdessä ao. henkilöiden kanssa.

Näin kehitimme yritykseen tavan tehdä yhdessä konkreettinen liiketoimintasuunnitelma ja jalkauttaa se yrityksen jokaisen henkilön päivittäiseen toimintaan sekä systemaattisen tavan kehittää yrityksen liiketoimintaa. Lopputuloksena lopettamisuhan alaisesta yrityksestä syntyi uudistunut yritys, joka on toiminut sen jälkeen jo yli 20 vuotta.

 

Jotta yrityksen tavoitteet toteutuvat jatkuvasti yrityksen perustamisesta asti, tulee yrityksen liiketoimintasuunnitelman olla jatkuvasti ajan tasalla ja käytössä. Haluatko sinä toteuttaa tämän yrityksessäsi tai tuottaa liiketoimintasuunnitelman tekemistä palveluna asiakasyrityksellesi?

Suomen Uusyrityskeskukset ry:n omistama SUK-Palvelu Oy järjestää yhteistyössä YTL-Palvelu Oy:n HANNEn (haastavien yritysjärjestely- ja kehitysprosessien neuvottelukunta) kanssa sertifiointiin tähtäävän Liiketoimintasuunnittelun asiantuntija -kurssin 12.–13.5.2016. Kurssilla opetetaan konkreettisella tavalla tekemään liiketoimintasuunnitelma. Lisätietoja saat Jarmo Manniselta, p. 050 408 1338 / jarmo.manninen@ytl.fi sekä osoitteesta:
http://suk-palvelu.fi/ajankohtaista/2016/04/liiketoimintasuunnittelun-asiantuntija-kurssi-12-135

Pienyrittäjän paras kaveri

Laskutus- ja kirjanpito-ohjelmaa pienyrityksille tarjoavan Zervantin yritysidea lähti liikkeelle perustajien omasta tarpeesta tehdä yrittäjän paperitöistä helpompaa. Kaverukset Tuukka ja Mattias olivat lähtemässä yrittäjiksi ja tarvitsivat itse hyvän työkalun yrityksen pyörittämiseen. Heidän kaveruutensa sai alkunsa, kun he työskentelivät 2000-luvun alussa samassa start upissa, jossa oli myös yritteliäs ja aikaansaava ilmapiiri. Siitä lähtien heillä on ollut monta yritysideaa, joita he ovat halunneet yhdessä päästä kokeilemaan.

Mattiaksella on pitkä tausta ohjelmistojen kehittämisessä, mobiili- ja verkkotuotteissa sekä asiakaskokemuksen kehittämisessä. Tuukalla taas on vankka kokemus softan kehittämisestä monissa eri yrityksissä ja hänellä on ollut myös oma konsulttifirma jo yli 15 vuoden ajan. Tuukan ja Mattiaksen yhteistyö toimi hyvin ja kummankin erityslaatuinen osaaminen ja kokemus auttoivat heitä Zervantin perustamisessa.

Tehdessään taustatyötä ennen palvelun julkaisemista, he tuskailivat laskutus- ja taloushallinnon ohjelmien kanssa, joita markkinoilla siihen aikaan, 2010-luvulla, oli. Kaikki ohjelmat oli suunnattu isoille yrityksille, joten ne olivat raskaita työkaluja käyttää CRM-järjestelmineen ja palkanlaskenta-ominaisuuksineen. Niistä löytyi kaikkia sellaisia ominaisuuksia, joita pienyrittäjä ei yleensä tarvitse ja joiden vuoksi ohjelmat olivat kalliita, raskaita ja vaikeita käyttää.

Oli tärkeää luoda työkalu, jolla tunteja ei jää laskuttamatta eikä laskuttamiseen mene liikaa kallisarvoista työaikaa. Koska Tuukka ja Mattias olivat itse työskennelleet konsultteina, myös päätoimitöidensä ohessa, oli heille syntynyt omakohtainen näkemys siitä, mitä apuvälineitä konsultin työssä tarvitaan. Yksi konsulttien yleinen ongelma on, millä tavalla laskutettavat tunnit saadaan järkevästi järjestettyä, tallennettua ja lopuksi laskutettua. He ajattelivat, että jos nämä asiat tuottavat tuskaa heille, niin todennäköisesti ne aiheuttavat tuskaa myös monelle muulle. Ongelmakohdat joihin kaverukset tarttuivat, olivat esimerkiksi tuntityöläisten tuntien tallentaminen ja niiden oikein laskuttaminen. Monissa ammateissa, kuten esimerkiksi putkimiehen, sähkömiehen tai huoltajan ammateissa joutuu ravaamaan monessa eri paikassa, jolloin tunteja kertyy monista eri projekteista tai asiakkaisuuksista. Konsultin työtä tekevät joutuvat myös usein hankkimaan työkaluja tai tarvikkeita asiakkaan laskuun, jolloin kuitit saattavat helposti joutua hukkaan, jollei niille ole hyvää tallennuspaikkaa.

Kaveruksille syntyi missio: ”Yrittäjyyden pitäisi olla yhtä helppoa kuin palkkatyössä olemisen”. Yrittäjyyden helpottaminen toimi motivaationa kehittää palvelua, joka auttaa yrittäjiä näissä arkipäiväisissä haasteissa. Perustajien toiveissa on, että tulevaisuudessa itselle työskenteleminen olisi yhtä helppoa kuin palkkatyö.

 

Mattias Hansson ja Tuukka Koskinen kyllästyivät vaikeaan byrokratiaan ja paperisotaan, joka oman yrityksen perustamiseen liittyy. Zervant syntyi tarpeesta auttaa pienyrittäjiä, joille ei ollut tarjolla toimivia työkaluja bisneksen pyörittämiseen, ja joka tuntui unohdetulta asiakassegmentiltä. Zervant tarjoaa pienyrittäjille verkkopohjaisen pilvipalvelun kirjanpitoon ja laskutukseen.

Zervant on Suomen Uusyrityskeskukset ry:n jäsenyritys ja mukana tukemassa uutta yrittäjyyttä Suomessa.