Hyvin valittu tilitoimisto on yrittäjän etu

Taloushallinto on laaja kokonaisuus ja keskeinen osa yrityksen toimintaa. Sen tehtävänä on huolehtia rahojen riittävyydestä sekä tuottaa yrittäjälle ja ulkoisille sidosryhmille talouteen liittyvää tietoa päätöksentekoa varten.

Yrityksen taloushallinto liittyy niin kassavirtaan, asiakaspalveluun, verosuunnitteluun kuin varastonhallintaan. Hyvin hoidettu taloushallinto ja ajantasainen kirjanpito ovat tarvittaessa myös myyntivaltteja tilanteessa, jossa yrittäjä on luopumassa yrityksestään.

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse

Taloushallinnon ja erityisesti kirjanpidon voi halutessaan ulkoistaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle.

– Usein tämä onkin järkevää, jotta yrittäjän oma aika vapautuu yrityksen varsinaisen toiminnan pyörittämiseen ja tulojen hankkimiseen. Tilitoimistoilla on lisäksi viimeisimmät tiedot laista ja asetuksista sekä hyviksi koetut käytännöt asioiden hoitamiseksi. Hyödyntämällä taloushallinnon ammattilaisen palveluita myös virheet ja erilaisten velvoitteiden laiminlyönnit todennäköisesti vähenevät, sanoo yritysneuvoja Raili Erkkonen-Myllyniemi Seinäjoella toimivasta Uusyrityskeskus Neuvoa-antavasta.

Taloushallinto kannattaa joka tapauksessa sähköistää, hoitaa sen sitten tilitoimisto tai yrittäjä itse. Sähköisessä järjestelmässä tositteet ovat tallessa vuosienkin päästä ja järjestelmään tallennetut tiedot ovat käytettävissä myös yrityksen muita toimintoja, kuten raportointia varten. Sähköinen taloushallinto on usein myös ajantasaisempaa ja helpottaa siten yrityksen taloustilanteen suunnittelua sekä päätöksentekoa.

Sitä saa, mitä tilaa

Yrittäjän kannattaa huolella tutustua eri vaihtoehtoihin ja miettiä ulkoistaako koko taloushallinnon vai hoitaako itse ainakin alkuun jotain, esimerkiksi laskutuksen. Yksityiskohdista on hyvä sopia tilitoimiston kanssa kirjallisesti ja siten, että sopimusta voi tarvittaessa yhteistuumin helposti myös muuttaa.

Tilitoimistot voivat tarjota esimerkiksi seuraavia palveluita:

  1. Tilinpäätös ja juokseva kirjanpito
  2. Maksuvalvonta (osto- ja myyntireskontrat)
  3. Palkanlaskenta ja muut henkilöstöhallintoon liittyvä tehtävät
  4. Ulkoinen laskenta (koko liikekirjanpito ja yrityksen ulkoisille sidosryhmille tuotettu tieto)
  5. Sisäinen laskenta (ns. johdon laskentatoimi, raportit ja laskelmat yrityksen sisäisen päätöksenteon tueksi)

– Kirjanpitolain mukaan kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Vaikka yrittäjä käyttäisikin kirjanpitäjän tai tilitoimiston palveluita, hänen on hyvä silti myös itse perehtyä yrityksensä lukuihin. Yrittäjä on nimittäin vastuussa myös ulkopuolisen tekemän kirjanpidon oikeellisuudesta, muistuttaa Erkkonen-Myllyniemi.

Mistä maksetaan?

Tilitoimistoissa on käytössä monenlaisia hinnoittelumalleja. Hinnat voivat perustua esimerkiksi:

  • kiinteään kuukausiveloitukseen
  • käytettyyn aikaan
  • tositteiden/tapahtumien määrään
  • palvelupakettiin, joka sisältää tietyn määrän tositteita, jolloin mahdollisesti ylimenevältä osalta veloitetaan erikseen.

Hintaan vaikuttavia tekijöitä voivat lisäksi olla tilitoimiston koko sekä sen henkilökunnan osaamisen taso. Mitä enemmän henkilöstön osaamiseen ja itsensä kehittämiseen panostetaan, sitä arvokkaampaa on asiakkaallekin tarjottava palvelu.

– Alkavan yrittäjän kannattaa myös kiinnittää huomiota tilitoimistoa valitessaan siihen, onko tilitoimisto jäsenenä Taloushallintoliitossa, joka on tae jatkuvasta koulutuksesta sekä siihen, onko toimistolla sijaisjärjestelmää. Jos sijaista ei ole, tehtävät voivat esimerkiksi sairastumisen takia jäädä hoitamatta ja se vaikuttaa välittömästi myös yrittäjän omaan toimintaan. Lisäksi kannattaa kysyä, kuuluuko palveluun myös neuvonta ja tilinpäätöstietojen läpikäynti vai pelkkä kirjanpito ja tilinpäätöksen teko, selventää Raili Erkkonen-Myllyniemi.

Kassa on kuningas

Niinhän sitä sanotaan: ”cash is king” – kassa on kuningas. Mitä tämä tarkoittaa? Sitä, että yritykselle kaikkein tärkeintä kuitenkin on, että kassassa, eli tyypillisesti pankkitilillä, on rahaa. Jos rahaa ei ole riittävästi, yritys menee konkurssiin.

Kirjanpidon asema kassan määrittäjänä

Yrittäjät tuijottavat yleensä tuloslaskelmaa, kun arvioivat kuinka yrityksellä menee taloudellisesti. Tuloslaskelma kertoo, kuinka paljon yrityksellä on myyntiä ja kuluja, ja paljonko niiden erotuksena kertyy voittoa tai tappiota. Tuloslaskelmassa on se paha vika, että se ei kerro yhtään siitä, onko yrityksellä rahaa. Tuloslaskelmassa myynti on kirjattu myynniksi silloin, kun tuote tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Yrityksen pankkitilillä myyntituotto näkyy kuitenkin yleensä viiveellä. Muistan ikuisesti, kun eräs kuljetusyrittäjä kertoi karua esimerkkiään siitä, kuinka heidän iso asiakkaansa ilmoitti kirjeellä, että jatkossa he maksavat laskut aikaisemman 30 päivän sijasta 90 päivän maksuajalla!? Se on pitkä aika yrittäjän odottaa saamisiaan.

Mutta rahan määrä kyllä löytyy kirjanpidosta, nimittäin taseesta. Siksi yrittäjän tulee oppia lukemaan tuloslaskelman ohella myös tasetta. Tasehan kertoo siitä, millaista omaisuutta yrityksellä on. Tuo omaisuus voidaan jakaa käyttö-, vaihto- ja rahoitusomaisuuteen. Ja siellä rahoitusomaisuuden lohkossa näkyvät sekä rahan että myyntisaamisten määrä. Saamiset ovat sitä rahaa, jonka edestä on jo laskutettu, mutta jota asiakas ei ole vielä maksanut. Tätä taseen omaisuuspuolta kutsutaan vastaavaksi. Taseen toinen puoli, eli vastattavaa kertoo puolestaan sen, kenen rahoilla tuo omaisuus on maksettu: omalla vai vieraalla pääomalla.

Budjetti rahan riittävyyden varmistajana

Olen aina hämmästellyt sitä, että budjettina esitellään useimmiten vain budjetoitu tuloslaskelma. Höh, eihän siitä näy paljonko yrityksellä on rahaa, saamisia, kalustoa, varastoa tai muuta omaisuutta. Eikä siitä näy oman pääoman, mahdollisen osingonjakokyvyn eikä lyhyt- tai pitkäaikaisten velkojen määrää. Nämä asiat näkyvät taseesta. Eivätkö nämä muka ole suunnittelemisen arvoisia?

Opetelkaa hyvät yrittäjät, ja yrittäjiä avustavat kirjanpitäjät, lukemaan ja budjetoimaan tuloslaskelman ohella aina myös tase! Samalla, kun budjetoimme taseen, meidän on pakko ottaa kantaa mm. siihen, kuinka nopeasti myynti kerryttää rahaa, millä aikataululla aiomme itse maksaa laskumme ja millaisia investointeja aiomme tehdä. Niin, eivät ne investoinnitkaan näy tuloslaskelmassa, mutta niihin voi kulua huima määrä rahaa.

Yritystalous, tuloslaskelman ja taseen hahmottaminen sekä niihin kuuluvien asioiden simulointi on hyvin kiehtovaa. Mitäpä jos tekisimme tuollaisen investoinnin, tai onnistuisimme hiukan lyhentämään myyntien maksuaikaa, kuinka paljon meillä silloin voisi olla rahaa? Tai jos onnistuisimme kasvattamaan myyntiä, mutta samalla joudumme etukäteen ostamaan raaka-ainetta sekä tekemään markkinointipanostuksia, lisääntyykö vai väheneekö meidän rahamäärämme lyhyellä aikavälillä? Ja jos kaikki suunnitellut investoinnit, myynnin lisäykset, kulujen muutokset, mahdolliset uuden lainan nostamiset sekä vanhan lainan lyhentämiset toteutuisivat, kuinka paljon enemmän kassaamme kertyisi rahaa ja kuinka paljon voisimme maksaa osinkoa?

Leikkikää numeroilla, leikkikää! Ja tehkää numeroleikin myötä parempia päätöksiä liiketoiminnassanne.